Perspectives

Il est probablement inutile de présenter Microsoft Outlook, car il s'agit de l'un des systèmes de calendrier les plus utilisés au monde. Il fait également partie d'Office 365. En i-Reserve dans Outlook à un calendrier de votre choix (par exemple, celui de l'accueil, des formateurs, des salles de réunion ou des bateaux) , de nombreuses possibilités s'offrent à vous.

Comment ça marche ?

Les clients ayant effectué une réservation reçoivent généralement un élément de calendrier par e-mail, qu'ils peuvent ajouter immédiatement à leur agenda. Vous verrez bien sûr la réservation instantanément dans le système de réservation . Mais souhaitez-vous également qu'elle apparaisse dans votre calendrier Outlook ? Aucun problème grâce à l'intégration Outlook proposée par i-Reserve .

Une fois la connexion établie et la réservation effectuée, celle-ci est automatiquement ajoutée au calendrier sélectionné. En cas de modification, i-Reserve envoie automatiquement des notifications à Outlook et met à jour l'élément de calendrier. Ainsi, vous et votre équipe êtes toujours informés !

La plupart des utilisateurs et/ou employés ont un calendrier sur leur téléphone et reçoivent ainsi des rappels de rendez-vous. Cette intégration vous permet d'ajouter des événements au calendrier pour des utilisateurs comme un formateur ou un réceptionniste. L'avantage ? Ils peuvent également consulter leurs disponibilités directement dans le calendrier. Ainsi, leur emploi du temps est toujours accessible, même en déplacement.

Avantages de l'intégration Outlook

Cette intégration offre de nombreuses possibilités et simplifie considérablement l'utilisation d' i-Reserve . Nous souhaitons vous présenter un aperçu des avantages de l'intégration du système de réservation i-Reserve à Outlook. Grâce à cette intégration, vous pouvez :

• Suivi automatique des réservations
• Ne vous inquiétez plus jamais des doubles réservations ou des oublis de rendez-vous importants
• Consultez la disponibilité en temps réel

Quelles informations sont fournies ?

L'intégration semble assez simple et constitue un excellent point de départ. Cependant, elle offre des possibilités intéressantes pour optimiser l'utilisation de votre calendrier.

En principe, tous les champs d'objet, de client et de réservation peuvent être utilisés dans le titre (sujet) ou la description (corps). Cela permet de combiner les champs au sein de la plateforme d'intégration. i-Reserve peut inclure tous types de champs personnalisés, qui peuvent être combinés en un titre logique. Il est possible d'utiliser des abréviations et une mise en forme spécifique.

Comment connecter Outlook au système de réservation

Maintenant que nous avons évoqué les avantages et les possibilités de connexion d'Outlook au système de réservation, voyons comment procéder.

La connexion du système de réservation à Outlook est bidirectionnelle. Les données peuvent donc être envoyées dans les deux sens. Toutefois, ce n'est pas obligatoire. Une connexion unidirectionnelle est souvent suffisante. Une réservation a-t-elle été effectuée ? Créez un événement dans votre calendrier. Point final.

Mais il est également possible que des modifications soient nécessaires. Ou qu'un élément du calendrier soit déplacé par l'utilisateur vers une autre heure. La réservation doit-elle être mise à jour dans ce cas ? C'est également possible avec i-Reserve. En utilisant l'identifiant du calendrier dans l'identifiant externe de la réservation, nous lions l'élément du calendrier à la réservation. Un flux comporte alors une étape supplémentaire. Exemple :

Qu'est-ce qui est lié ?

Pour garantir leur bon fonctionnement conjoint, les deux systèmes échangent des données. Ces données sont présentées dans le tableau ci-dessous.

Vous voulez en savoir plus ?

L'intégration d'Outlook à notre i-Reserve est un excellent moyen d'améliorer votre efficacité et d'éviter les doubles réservations. Vous souhaitez en savoir plus sur l'intégration d'Outlook ou essayer notre système de réservation pendant 30 jours ? Contactez-nous.