Le document affiché au mur : Automatiser les certificats et les diplômes
Le dernier jour de cours est terminé. Les participants ont rendu leurs travaux finaux, les évaluations sont positives et chacun rentre chez soi satisfait. Et vous, vous pouvez enfin vous détendre ? Malheureusement non. Vous êtes autorisé à rester devant votre ordinateur. Car ces certificats tant attendus ne s'écrivent pas tout seuls. Ou peut-être que si ?
Pour de nombreux formateurs et organismes de formation, la finalisation d'une formation est une véritable déception administrative. Vous avez consacré des semaines d'énergie à vos apprenants, mais l'étape finale, la remise des diplômes, se résume souvent à saisir des noms dans un fichier Word, à les imprimer sur du papier coûteux, à les signer et à sceller les enveloppes.
C'est une perte de temps et source d'erreurs. Une simple faute de frappe dans le nom d'un élève et il faut tout recommencer.
Saviez-vous que vous pouvez numériser l'intégralité de ce processus avec i-Reserve? De la même manière que vous automatisez vos factures et confirmations, vous pouvez également imprimer directement depuis votre système ce précieux document « sur papier ».
Du travail manuel au pilotage automatique
Le principe est simple : les données nécessaires à l’établissement d’un diplôme sont déjà dans votre système. Vous connaissez l’identité de l’étudiant, la formation suivie et la date. Pourquoi transférer manuellement ces données vers un autre logiciel ?
Dans i-Reserve , vous pouvez créer des modèles PDF pour automatiser cette tâche. Imaginez un modèle numérique personnalisé avec votre logo, votre identité visuelle et votre signature. Au lieu de texte fixe, vous utilisez des variables intelligentes pour insérer des données spécifiques.
Comment ça marche ?
Vous créez un beau design une seule fois. Ensuite, vous indiquez au système, à l'aide de variables, ce qui doit figurer où :
- Par exemple, remplacez le nom par {participants.FULLNAME}.
- Pour le nom du cours, utilisez {event attribute=name}.
- Et pour la date, choisissez la variable correspondant à la date de fin du cours ou à la date du jour ({DATE_CURRENT}).
Dès que vous ou le système donnez le signal, i-Reserve remplit les champs. Résultat ? Un certificat élégant et personnalisé pour chaque participant, sans que vous ayez à saisir une seule lettre.
Directement dans la boîte de réception (tant que le succès est encore récent)
L'obtention d'un diplôme est la cerise sur le gâteau. Le moment où il est délivré est crucial. Si un étudiant doit attendre trois semaines le facteur, l'euphorie est déjà retombée.
Avec i-Reserve vous envoyez le certificat au moment opportun.
Vous pouvez configurer un flux de travail qui envoie automatiquement un courriel à chaque participant ayant reçu le statut « Réussi » ou « Cours terminé ». Le certificat PDF personnalisé est joint immédiatement.
Alors que l'étudiant est encore dans le train du retour, son certificat de participation arrive dans sa boîte mail. Il peut l'enregistrer immédiatement, le transmettre à son employeur ou le partager sur LinkedIn. C'est le genre de service moderne auquel on s'attend aujourd'hui.
Pourquoi voudriez-vous cela ?
Outre le fait que cela paraît tout simplement très impressionnant lorsque votre processus se déroule sans accroc, cela vous apporte également des avantages concrets :
- Vous faites des économies : calculez vos dépenses annuelles en papier épais spécial, cartouches d’encre, enveloppes et timbres. L’envoi numérique est gratuit. Si l’étudiant souhaite tout de même l’afficher au mur, il peut imprimer le PDF lui-même (ou le faire imprimer).
- Fonctionnement sans erreur : le nom figurant sur le certificat correspond exactement à celui saisi par l’étudiant lors de son inscription. Fini les discussions sur les fautes d’orthographe ou les erreurs de préfixe dues à la saisie manuelle.
- Moins de tâches administratives : c'est peut-être le plus important. Vous êtes formateur, pas spécialiste de la saisie de données. En automatisant ce processus, vous dégagerez du temps pour améliorer vos supports pédagogiques ou recruter de nouveaux élèves.
Bien plus que de simples diplômes
La technologie de ce générateur de PDF ne se limite pas aux diplômes. Voyez plus loin.
- Listes de présence : Imprimez une liste de présence pour l'enseignant en un seul clic.
- Cahiers d'exercices : Envoi automatique d'une fiche d'exercices personnalisée avant la formation.
- Badges : Créez des badges nominatifs qu'il vous suffit d'imprimer et de glisser dans une pochette.
Vous fournissez le contenu, nous fournissons les documents administratifs
La formation, c'est avant tout une question de personnes. C'est une question d'interaction, de progression et de développement. Les tâches administratives qui l'accompagnent sont certes un mal nécessaire. i-Reserve se charge volontiers de ces tâches pour vous, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel. Alors, fini les copier-coller fastidieux dans Word ! Laissez votre système faire le travail.
Souhaitez-vous récompenser vos élèves plus rapidement et plus intelligemment ?
Vous vous demandez à quoi ressemblerait un certificat numérique pour votre programme ? Explorez les modèles et les options disponibles grâce à un compte d'essai gratuit. Testez i-Reserve gratuitement pendant 30 jours et constatez le gain de temps considérable que vous réaliserez grâce à une administration automatisée.