Perspectiva

Probablemente no haga falta explicar qué es Microsoft Outlook, ya que es uno de los sistemas de calendario más utilizados en el mundo. Además, forma parte de Office 365. Al i-Reserve en Outlook con el calendario que prefieras —por ejemplo, el de recepción, el del formador, el de la sala de reuniones o del barco—se abren un sinfín de posibilidades.

¿Cómo funciona?

Los clientes que han hecho una reserva suelen recibir un elemento de calendario por correo electrónico, que pueden añadir a sus calendarios inmediatamente. Verán la reserva inmediatamente en el sistema de reservas . ¿Pero les gustaría que la reserva también aparezca en un calendario de Outlook? No hay problema con la integración de Outlook desde i-Reserve.

Una vez creada la conexión y realizada una reserva, esta se añadirá automáticamente al calendario seleccionado. Si se produce algún cambio en la reserva, i-Reserve enviará notificaciones automáticamente a Outlook y actualizará el elemento del calendario. ¡Así, tú y tu equipo estarán siempre al día!

La mayoría de los usuarios y empleados tienen un calendario en su teléfono y reciben recordatorios de sus citas de esa manera. Esta integración permite añadir entradas de calendario para usuarios, como un formador que cursos o la recepción de un local que alquila salas. Lo mejor es que también pueden ver su disponibilidad directamente en el calendario. De esta forma, su agenda siempre está a mano, incluso cuando están fuera de casa.

Beneficios de la integración de Outlook

Esta integración ofrece muchas posibilidades y facilita enormemente el trabajo con i-Reserve . Nos gustaría ofrecerle un resumen de algunas de las ventajas de integrar el sistema de reservas i-Reserve con Outlook. Al integrar el sistema de reservas con Outlook, podrá:

• Seguimiento automático de reservas y reservas
• Nunca más te preocupes por hacer doble reserva o por olvidar una cita importante
• Ver disponibilidad en tiempo real

¿Qué información se proporciona?

La integración parece bastante sencilla y es una excelente manera de empezar. Sin embargo, ofrece algunas posibilidades interesantes para sacarle más partido a tu calendario.

En principio, todos los campos de objeto, cliente y reserva pueden usarse tanto en el título (asunto) como en la descripción (cuerpo). Esto permite combinar campos dentro de la plataforma de integración. i-Reserve puede incluir todo tipo de campos personalizados, que pueden combinarse en un título lógico. Esto se puede lograr mediante abreviaturas y formato.

Cómo conectar Outlook al sistema de reservas

Ahora que hemos analizado los beneficios y las posibilidades de conectar Outlook al sistema de reservas, veamos cómo hacerlo.

La conexión del sistema de reservas a Outlook es bidireccional. Esto significa que los datos se pueden enviar en ambas direcciones. Sin embargo, esto no es obligatorio. Una conexión unidireccional suele ser suficiente. ¿Se ha realizado una reserva? Cree un elemento del calendario. Punto.

Pero también es posible que sea necesario realizar cambios. O que el usuario arrastre un elemento del calendario a una hora diferente. ¿Debe la reserva "avanzar" en ese caso? Esto también es posible con i-Reserve. Al usar el ID del calendario en el ID externo de la reserva, vinculamos el elemento del calendario a la reserva. Un flujo entonces tiene un paso adicional. Un ejemplo:

¿Qué se está vinculando?

Para garantizar el correcto funcionamiento conjunto de ambos sistemas, intercambian datos. Los datos que se envían se pueden ver en la tabla a continuación.

¿Quieres saber más?

Conectar Outlook con el i-Reserve es una excelente manera de aumentar la eficiencia y evitar reservas duplicadas. ¿Le gustaría saber más sobre la integración con Outlook o probar nuestro sistema de reservas durante 30 días? Contáctenos.